Bij veel organisaties is metaalmoeheid in de IT aan de orde. Een periode van diepe crisis heeft ook diepe wonden geslagen in de actualiteit van menig IT-landschap. Het is zondermeer lastig om dit door de CIO of IT-manager te constateren, laat staan door business-managers, eindgebruikers of directeuren. Want, wanneer kan ik nog wel even vooruit met mijn IT-systeem en wanneer is het te oud en moet je software vernieuwen? Veel IT-afdelingen houden zich binnen organisaties vooral bezig met operationele problemen oplossen en het doorvoeren van tactisch onderhoud aan IT-systemen. Als het accent van het werk gaat om de ‘going concern’ en daarmee de continuïteit van het IT-landschap, wie houdt dan in de gaten in welke staat het overall IT-landschap zich verkeert?
Menig ambitie om de IT te rationaliseren en continu up-to-date te houden met de laatste technologische ontwikkelingen verdwijnt als sneeuw voor de zon, zodra de IT-manager en CIO verzuipt in operationele kwesties. Ieder operationeel probleem schreeuwt om aandacht en de noodzakelijke vernieuwing van het IT-landschap wordt steeds uitgesteld. Veel organisaties zullen zich herkennen in deze situatie. Het leidt onvermijdelijk tot de zogenaamde ‘stilstand is achteruitgang’, mits er niet tijdig en adequaat actie wordt ondernomen.
Is mijn IT een sluipmoordenaar?
Zou niet veel meer prioriteit en tijd moeten worden gegeven aan vernieuwing en innovatie, ofwel aan ‘growing concern’? Ieder zichzelf respecterend IT-verantwoordelijke dient dit met een volmondig ‘ja’ te beantwoorden. Al geruime tijd geleden constateerden Gartner en McKinsey in onderzoeken (volgens een artikel van Leon Dohmen op BlogIT) dat tweederde van het IT-budget wordt besteed aan exploitatie van IT (‘run’) en slechts eenderde aan vernieuwing en innovatie (‘change’).
Om te constateren of een IT-systeem zo langzamerhand een blok aan het been begint te worden voor je organisatie en dringend toe is aan vernieuwing, zijn er 9 waarschuwingen die zich kunnen aandienen:
9 waarschuwingen voor verouderde IT-systemen
1. Beschikbare kennis en kunde
Om de levenscyclus van een ouder IT-systeem te kunnen oprekken, is het van groot belang dat binnen je organisatie of bij externe leveranciers zowel de functionele als technische kennis en ervaring voldoende is gewaarborgd. In veel technologieën zoals Excel, Visual Basic, MS Access, Cobol of RPG wordt het onderhoud lastiger naarmate de ontwikkelaar met pensioen gaat en/of de beschikbare kennis en ervaring onvoldoende beschikbaar is in de markt. In dit geval is de continuïteit van je IT-systeem niet zeker gesteld.
2. Voldoen aan wet- en regelgeving
Veel organisaties hebben te maken met steeds strengere wet- en regelgeving in hun branche. Eisen aan tracking & tracing, vastleggen van logging, gevoeligheid van data en het maskeren ervan en toename van autorisaties en toegangsbeveiliging zijn voorbeelden waarin het IT-systeem moet kunnen evolueren. Als dit niet kan of niet eenvoudig te realiseren is, neemt de kwetsbaarheid van de organisatie toe. Het gevolg is dat men niet kan voldoen aan privacy, compliancy en security eisen van de overheid, toezichthouders, leveranciers en klanten.
3. Kosten voor onderhoud en support
Met oudere IT-systemen en verouderde infrastructuur nemen de kosten voor onderhoud en support veelal toe. Nog erger wordt het als de betreffende leverancier geen support en/of onderhoud meer garandeeert op je IT. Een leverancier hoeft niet failliet te gaan om de alarmbellen te laten afgaan; menig leverancier eist dat je regelmatig updates moet uitvoeren om op support en onderhoud te kunnen blijven rekenen. Ook gerenommeerde leveranciers zoals Microsoft en Oracle leveren op oude producten zoals Visual Basic, MS Access en respectievelijk Oracle Forms geen support meer (zie voor Microsoft en voor Oracle). Dit ligt vooral aan het feit dat het financieel niet aantrekkelijk genoeg meer is. Zodra deze situatie zich voordoet, dienen organisaties steeds meer kosten te maken om hun huidige IT draaiend te houden.
4. Any Where, Any Way, Any How
Eindgebruikers binnen organisaties neemt in aantal en diversiteit toe. IT ondersteunt steeds meer bedrijfsprocessen waardoor de IT-functies tot in de haarvaten van de organisatie gebruikt wordt. Medewerkers met ambulante functies of in geval van thuiswerken zullen eisen dat ze altijd, overal en met ieder device kunnen werken met het IT-systeem. Immers, ze zijn dit ook gewend in hun privé aangelegenheden. Bovendien beïnvloed het de productiviteit van de individuele medewerker om effectief en efficiënt te werken. Het is steeds meer een dissatisfier als je als IT hier niet aan tegemoet kunt komen.
5. Anticiperen op veranderingen
Veranderingen voor organisaties kunnen komen van buitenaf, zoals wetswijzigingen en veranderend gedrag van klanten of leveranciers. Vele veranderingen komen ook voort uit technologische ontwikkelingen en innovaties die zich steeds sneller en vaker aandienen, waaronder Internet of Things, Big Data en Cloud. Als je IT-systeem niet snel genoeg op deze veranderingen kan anticiperen, is de lenigheid van je organisatie in het geding. Dit kan al snel leiden tot het missen van trends of achter de feiten aanlopen. Het gevolg is dat je de business in haar eisen en wensen moet teleurstellen dat iets niet kan of heel lang gaat duren.
6. Kwetsbaarheid voor hackers
Steeds meer IT-systemen zijn ontsloten met het internet om medewerkers overal en altijd te kunnen laten werken. Bovendien bedienen diverse portals de klanten of leveranciers van alle gemakken om op afstand zaken met elkaar te doen. De kwetsbaarheid die hiermee ontstaat, kan op de proef worden gesteld door hackers die proberen binnen te komen of die waardevolle data willen bemachtigen. De gevolgen kunnen niet te overzien zijn en tot inkomstenderving leiden en imagoschade opleveren.
7. Klant en leverancier klopt op de deur
Door de komst van internet zijn de eisen en wensen van de wereld om ons heen ook veranderd. Menig organisatie ziet zich geconfronteerd met leveranciers die automatisch artikelinformatie willen uploaden of inkooporders willen vernemen. Daar tegenover staan klanten die hun bestelling willen opvoeren of via tracking&tracing hun bestelling willen volgen. Wat in de retail en B2C al normaal is, doet ook steeds meer zijn intrede in B2B. Hier niet op anticiperen levert onvermijdelijk een ‘V&D’-gevoel op.
8. Informatie niet of onvolledig
In oudere IT-systemen is het steeds lastiger om juiste en volledige informatie te verkrijgen. De oorzaak kan liggen in oudere technologie en het niet beschikken over functies of tooling die dit uitvoert. Het kan ook komen doordat het IT-landschap zo versnipperd is, dat informatie onttrekken over de systemen heen zeer complex is en onmogelijk wordt. Het risico is dat op basis van geen of onvolledige informatie verkeerde beslissingen worden genomen die desastreuse gevolgen kunnen hebben. Het tijdperk waarin management beslissingen nam op gevoel in plaats van tijdige en volledige informatie is voorbij.
9. Verloop van IT-medewerkers
Medewerkers willen gewaardeerd worden, zich kunnen ontwikkelen in hun vakgebied en bij een succesvol bedrijf werken. Oudere IT-systemen worden geassocieerd met het tegenovergestelde. IT-medewerkers kunnen constateren dat ze geen state-of-the-art kennis meer hebben en dat hun carrière daar onder kan leiden. Bovendien willen IT’ers graag geprikkeld en uitgedaagd worden met vernieuwing omdat dat het beste in hun naar boven kan halen. Het gevolg is dat het verloop onder IT-medewerkers toeneemt.
Conclusie
De noodzaak om IT te vernieuwen is inmiddels bij iedere organisatie aan de orde. Aangezien nog te veel van het budget wordt ingenomen door onderhoud en exploitatie in plaats van vernieuwing en innovatie, dient een mindshift plaats te vinden. Om je niet door de sluipmoordenaar IT te laten verrassen, kan je het voor zijn. Neem initiatief door planmatig en structureel jaarlijks vernieuwing van je IT bovenaan de agenda te zetten. Zodoende kan je evolutionair je IT-landschap structureel op orde brengen en houden en je voorkomt dat IT als sluipmoordenaar je noodzaakt tot revolutie in de IT.
