Planning is voor ieder bedrijf cruciaal. Maar ook het meest specifieke onderdeel binnen de organisatie. Van het plannen van medewerkers, tot het plannen van teams en het sturen van de supply chain. Planning is bij al deze taken van belang, maar heeft andere benodigdheden. Vroeger werd hiervoor een planbord gebruikt. Tegenwoordig is Excel de meest gebruikte planningstool. Het moest toch beter kunnen dan dat planbord? Maar Excel als planningstool werkt niet sneller of beter dan een fysiek planbord met kaartjes en verschillende kleuren. Veel bedrijven zijn daarom al langere tijd op zoek naar een volwaardige vervanger van planning met Excelsheets. Is Excel wel de juiste planningstool voor uw bedrijf?

 

Excel als planning software gebruiken heeft verschillende nadelen

Een planning in Excel begint vaak omdat deze doorgestuurd kon worden naar de verschillende collega’s, maar dit is ook een beperking. Samen werken aan een planning brengt veel complexiteit met zich mee. Medewerkers worden gepland voor werk, maar ook vakanties en het volgen van cursussen wordt gepland, maar niet door dezelfde afdelingen. Het combineren van planningsoverzichten is daarom vaak lastig. Verschillende afdelingen moeten op de hoogte zijn van elkaars planning, maar het bekend maken van de werkzaamheden aan de geplande medewerkers en teams is een taak die buiten het planbord om wordt gedaan. Wijzigingen verwerken heeft dus gevolgen voor meer dan alleen de planning in Excel.

Plannen in een spreadsheet heeft enkele nadelen als:

  • Tegelijk werken in de planning met meerdere personen blijft moeilijk;
  • Bijwerken van eerder ingevoerde informatie is lastig;
  • Invoer is handmatig, er is namelijk geen koppeling met het centrale systeem;
  • Communiceren van ingeplande informatie moet apart worden gedaan;
  • Het communiceren van wijzigingen is lastig;
  • Rechten en toekennen op delen van de planning is (bijna) niet mogelijk;
  • Historische planningsitems bewaren is moeilijk.

Excel als planningstool kan prima volstaan voor sommige bedrijven, maar bovenstaande nadelen laten zien dat Excel niet voor elke organisatie de juiste keuze is als planning software.

 

Waarom is er geen standaard plansysteem voor mij?

Er zijn enkele hele goede specialisten voor personeelsplanning op de markt. Ook zijn er enkele voorbeelden van branche-specifieke planning software die goed past bij een selecte groep bedrijven, zoals voor de productie, transport en bouw. Veel plan applicaties zijn gebouwd om de administratieve verwerking te ondersteunen. Deze applicaties besparen veel tijd door de vastlegging van werkuren en vakantie om te zetten naar verloning.

Toch vallen veel bedrijven terug op een planning in Excel, omdat er weinig applicaties rekening kunnen houden met de specifieke bedrijfsvoering. De administratieve verwerking van de planning is zeer relevant en bruikbaar, maar het geeft niet voldoende mogelijkheden om de bedrijfsvoering aan te sturen.

 

Waar moet een goed planning systeem aan voldoen?

Excel als planningstool wordt in de praktijk het meest gebruikt. Maar dit is niet het meest gewaardeerde systeem. Welke eisen worden er gesteld aan een goed geautomatiseerd plansysteem?

  • Een koppeling met het centrale ERP of PSA-systeem;
  • Een koppeling met de personeelsadministratie, het logistieke systeem of de supply chain;
  • Automatisch communiceren van geplande en gewijzigde informatie;
  • Overzicht geven voor capaciteit van de juiste middelen;
  • Het automatisch uitvoeren van controles;
  • Eenvoudig in gebruik.

Het vinden van een systeem dat standaard aan al uw vereisten kan voldoen is niet eenvoudig. Daarom wordt vaak extra aandacht besteed aan een implementatie op maat. Een belangrijk aandachtspunt bij deze implementatie is het delen van de geplande informatie, zodat de samenwerking binnen uw bedrijf zo goed mogelijk verloopt.

 

Waarom investeren in een planning systeem op maat?

Een efficiënt centraal planningsysteem dat integreert in alle onderdelen van het bedrijfssysteem zorgt ervoor dat uw bedrijfsvoering optimaal kan worden aangestuurd. Dit begint met het beheren van de beschikbare capaciteit en wordt door de samenwerking met alle onderdelen van het bedrijf, steeds meer een forecast van uw bedrijfsprocessen. Een goede planning geeft grip op de zaak.

 

Over Codeless

Codeless Technology heeft al ruim 30 jaar ervaring in de software branche. Van ontwikkeling, tot implementatie en onderhoud. Van unieke bedrijfssystemen en planningsoplossingen voor retail-, handel-, productie- en logistieke industrieën en zakelijke dienstverlening. Codeless is uw expert in het doorgronden van (unieke) bedrijfsprocessen en het ontwikkelen van digitale systemen voor uw bedrijfsvoering.

ANWB Medical Air Assistance is een klant met een goed voorbeeld van planning. Waar zij ook eerst werkten met Excel, gebruiken zij nu een geïntegreerde totaaloplossing. Lees er meer over in de klantcase.